Con la situación actual, la mayoría de las personas trabajan a distancia. Lo que antes parecía imposible ahora es posible. La semana laboral de 40 horas se ha digitalizado.
Eso tiene sus propios retos. ¿Cómo se puede garantizar una comunicación de calidad de forma virtual?
Doce líderes de opinión comparten lo que han hecho para mejorar la comunicación durante este periodo de trabajo a distancia.
1. Crear un enfriador de agua virtual
La comunicación puede mejorarse cuando hay múltiples formas de comunicarse, como por ejemplo con vídeo, con mensajería instantánea y, por supuesto, con conexión de correo electrónico.
Estos canales deberían permitir la celebración de reuniones de equipo estructuradas y actualizaciones en las que cada miembro informe; así como reuniones no estructuradas, que creen ese momento de “enfriamiento del agua” virtual, y permitan a cada miembro compartir apropiadamente sobre diversos temas no relacionados con el negocio.
Considera también la posibilidad de cerrar cada reunión de equipo con una breve visita virtual favorita que inspire y reúna al equipo en una experiencia compartida.
2. Considere las necesidades de su equipo
El trabajo a distancia no es tan aterrador como algunos lo perciben. Si eres capaz de establecer la comunicación y la colaboración de forma virtual, todo irá bien. Utilizamos todos los clásicos: correo electrónico, videoconferencia, software de gestión de datos. Piensa en las necesidades específicas de tu organización y basa tus herramientas y software en ellas.
3. Adoptar las reuniones matutinas
Dado que el trabajo a distancia se ha convertido en la norma para cualquier organización, es prioritario asegurarse de que nos comunicamos claramente entre nosotros.
Es comprensible que la estructura de un día típico en la oficina no pueda trasladarse perfectamente al entorno de la oficina virtual. En otras palabras, ha sido necesario adaptarse a medida que las organizacionces se han ido trasladando a este nuevo entorno.
Un ejemplo de ello son las reuniones matutinas diarias. En la oficina, simplemente nos dirigíamos unos a otros y compartíamos nuestras victorias y prioridades del día. Ahora, nos reunimos en torno a nuestra oficina virtual en Zoom y hacemos lo mismo. Esto marca el tono del día y permite a las personas comunicarse de una manera que funciona con nuestro entorno cambiante.
4. Preguntas aclaratorias
Los equipos remotos pueden tener problemas cuando se producen suposiciones. Siempre es bueno animar a los miembros del equipo a que hagan preguntas aclaratorias. Como líder, siempre debes estar entusiasmado cuando tu equipo busca comunicarse más y hacer preguntas.
5. Utilizar la IA en el trabajo a distancia
Trata de crear espacios comunitarios utilizando herramientas digitales y la IA para contribuir en igualdad de condiciones con equipos autónomos de alto rendimiento, construidos sobre la base de la confianza. Esto elimina la necesidad de los mandos intermedios.
6. Practicar la empatía
Muchas empresas están utilizando formas de contacto más variadas, incluyendo los SMS/mensajes de texto. Las empresas son más indulgentes con los empleados que se presentan a las reuniones por vídeo con retraso, que tienen que marcharse antes de tiempo o que no llegan a hacerlo debido a sus obligaciones en el hogar. La empatía es real y la practican cada vez más empresas.
7. Probar las actividades de creación de equipos
Muchas organizaciones han tomado las actividades de creación de equipos y las ha convertido en un espacio virtual. Una vez a la semana celebran una reunión de equipo en la que todo el equipo corporativo se reúne en la plataforma de trabajo a distancia. Los empleados se toman este tiempo para reconocerse mutuamente por su duro trabajo. La dirección comunica lo que ocurre en la empresa y comparte los cumpleaños y aniversarios.
8. Levantar el teléfono
Asegurate de implementar canales de comunicación que se ajusten a los distintos equipos de trabajo.
Por ejemplo, tener un chat continuo para el equipo de atención al cliente que necesita acceso en tiempo real.
También puedes intentar dar un paso atrás al leer los mensajes para asegurarte de que no estas añadiendo emociones innecesarias o sacando algo de contexto.
9. Utilizar planes de comunicación intencionados
Un plan de comunicación intencional es esencial. Decide qué, cuándo y cómo quieres comunicar y asegúrate de incorporar un bucle de retroalimentación para poder validar si el mensaje correcto fue recibido por las personas necesarias.
Es posible sobrecomunicar y crear ruido y distracción, pero creo que es más fácil no comunicar lo suficiente. Empieza con un plan de comunicación básico y repite; la recopilación de comentarios después de la comunicación te dará los datos para mejorar.
Las reuniones semanales, las reuniones diarias del equipo y las reuniones sociales quincenales han sido muy populares y pueden hacerse bien con algo de planificación y creatividad.
10. Sé sincero
Para la gente del sector tecnológico, el trabajo a distancia ya está bien establecido con una serie de equipos distribuidos de alto rendimiento.
La clave es ser extremadamente coherente e intencionado en la forma de comunicarse. También es importante ser completamente honesto con el lugar en el que te encuentras en cada momento.
Si estás atascado, eres responsable de sacarlo a la luz inmediatamente, aunque pasar una tarde en el sofá parezca mucho más tentador.
11. No olvides la hora social
Finalmente, recuerda que no todo se trata sobre el trabajo. Organiza happy hours, eventos de cine y noches de micrófono abierto en Zoom. Esto contribuirá a mantener unida a la comunidad y a proporcionar algo de ligereza en un momento difícil.
