8 Reglas para Escribir un Correo Electrónico que sea Fácil de Responder

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Muchos de nosotros no aprendimos a escribir correos electrónicos en la escuela, sin embargo, saber cómo escribir un correo electrónico es una habilidad invaluable en el lugar de trabajo. Esto es particularmente cierto para quienes trabajan (o buscan) trabajos de teletrabajo. Además de una buena etiqueta telefónica , probablemente no exista una habilidad tan importante como el correo electrónico cuando se trata de conseguir, y mantener, un trabajo desde casa.

Un correo electrónico bien redactado facilita que el destinatario comprenda y actúe según tu mensaje. En la búsqueda de empleo, el correo electrónico puede preceder o incluso reemplazar la primera impresión cara a cara, por lo que la puntuación adecuada y un mensaje coherente son la clave. Y en el trabajo, los correos electrónicos poco claros causan confusión y retrasos. Sigue estos consejos para escribir correos electrónicos efectivos a colegas, clientes, clientes potenciales, gerentes de contratación e incluso amigos y familiares.

1. Primero, considera

Un correo electrónico debe comenzar en tu mente, no con los dedos en el teclado. Para escribir correos electrónicos de forma eficaz, primero, considera por qué estás escribiendo. ¿Qué tipo de respuesta quieres? ¿Qué mensaje deseas transmitir? Si solicitas información, solicita un trabajo o pregunta sobre vacantes, asegúrate de que tu solicitud de acción por parte del destinatario sea clara.

A continuación, considera el punto de vista del destinatario. ¿Qué información necesitan para actuar o comprender tu mensaje? Proporciona la información de antecedentes necesaria (pero no excesiva). Además, ten en cuenta la etiqueta adecuada para este destinatario en particular. Los emoticonos y las abreviaturas, como OMG o LOL, no son apropiados para las solicitudes de empleo y la mayoría de los correos electrónicos comerciales.

2. Escribir una línea de asunto descriptiva para los correos electrónico

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Cuando escribas un correo electrónico, no escribas algo vago en la línea de asunto como “hola” o “trabajos desde casa” ni lo dejes en blanco. Los correos electrónicos con este tipo de línea de asunto tienen muchas posibilidades de terminar en el buzón de correo no deseado del destinatario o simplemente ignorados. Si estás solicitando un trabajo, coloca el nombre del puesto en la línea de asunto. Si el correo electrónico es para un colega, haz que tu línea de asunto sea una frase corta que resuma el propósito del mensaje.

Otro beneficio de escribir una línea de asunto descriptiva es que te resultará más fácil encontrarla en tu bandeja de entrada si necesitas buscarla más tarde. Sin embargo, algo con una línea de correo electrónico como “Pregunta” no será útil.

3. Saluda al destinatario adecuadamente

Si conoces el nombre de tu destinatario pero no lo conoce personalmente, salúdalo usando un título, por ejemplo. Estimada Sra. Brunelli. (Utiliza “Sra.” Para las mujeres cuando no estés seguro de si “Sra.” O “Srta.” Es apropiado.) Si no estás seguro sobre el género, simplemente usa el nombre y apellido, es decir, Estimado Chris Smith. Si no sabes el nombre de la persona, comienza tu correo electrónico sin un saludo o usa un saludo simple, por ejemplo. Hola, saludos, estimado gerente, etc.

Si el correo electrónico es para un colega u otra persona que conozcas, usa el nombre que usarías en persona o por teléfono.

4. Usa la gramática y la puntuación correcta en los correos electrónicos

Es muy importante utilizar la gramática correcta en un correo electrónico. Consciente o inconscientemente, los lectores penalizan a los remitentes por errores gramaticales.

  • Oraciones continuas: Cuando escribas un correo electrónico, no escatimes los puntos. Esa pequeña pausa les da a los lectores tiempo para asimilar el significado de las palabras. Las oraciones cortas permiten más de estas pequeñas pausas. Divide las oraciones largas incluso cuando técnicamente no sean oraciones seguidas.
  • Comas: Muy pocas o demasiadas comas pueden resultar confusas. Aprende a usar la coma correctamente.
  • Concordancia entre sujeto y verbo: Las oraciones con este tipo de error son señales de alerta para los empleadores que buscan candidatos con buenas habilidades de comunicación. Revisa las reglas para la concordancia entre sujeto y verbo.

5. Revisa la ortografía y las mayúsculas

Utiliza un corrector ortográfico, pero no confíes en él. Un corrector ortográfico no detectará “ellos” para “el” o “allí” para “su”, y este tipo de error indica descuido. No utilices abreviaturas de mensajes de texto como “u” para “usted” o “tu” para “aunque”.

6. Usar formato simple en los correos electrónicos

Recuerda que todos los programas de correo electrónico se muestran de manera diferente. Lo que se ve perfectamente alineado en tu pantalla puede coincidir en la de otra persona. Por esta razón, evita pegar un documento de procesamiento de texto con un formato muy alto, como un currículum vitae o una carta de presentación, en un correo electrónico. Utiliza documentos que estén escritos en formato de texto sin formato.

Haz los párrafos cortos. Al igual que los puntos, los saltos de párrafo dan un descanso al ojo del lector. Alguien que lea un correo electrónico en un teléfono celular se beneficiará de los párrafos cortos. Pero ten cuidado de seguir las reglas básicas con respecto a los párrafos.

7. Sé conciso

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Los correos electrónicos serpenteantes que entierran el punto se posponen y finalmente se olvidan. O peor aún, pueden malinterpretarse. Deja claro tu propósito con un lenguaje conciso.

8. Firmar los correos electrónico de forma adecuada

Si tu correo electrónico tiene por defecto una firma estándar , asegúrate de que sea apropiado para el correo electrónico en particular que estás enviando. Las firmas con declaraciones políticas o los nombres y edades de tus hijos están bien para el correo electrónico personal, pero para el trabajo usa una firma menos personal. Dependiendo de tu trabajo y tu empleador, aún puedes personalizar tu firma de correo electrónico con una cotización. Elige algo que no sea controvertido. Si estás preguntando sobre un trabajo, usa su firma para proporcionar la información de contacto adecuada sin cotizaciones ni personalización adicional.

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